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Datenaktualisierung durch Import
Es kann natürlich vorkommen, dass Sie auch mitten im Schuljahr Daten anpassen wollen. Zum Beispiel, weil neue Personen hinzukommen, sich Stammdaten ändern oder Sie zusätzliche Stammdaten (z.B. Adresse oder Geburtsdatum) nachträglich einpflegen möchten. Um dies nicht händisch machen zu müssen, können Sie dies bequem auch im laufenden Schuljahr über den Import einer Datei aus Ihrem Stammdatenprogramm machen.
Schüler*innen aktualisieren
Erstellen Sie zunächst wie gewohnt eine Exportdatei aus Ihrem Stammdatenprogramm gemäß der Vorgaben in unserer Anleitung. Beachten Sie bitte, dass Sie immer genau die Datenfelder auswählen, welche wir Ihnen in der Anleitung vorgeben.
Starten Sie nun den Import, indem Sie im Admin-Panel auf “Schüler*innen” klicken und dann auf das kleine Importsymbol oben rechts. Wählen Sie den entsprechenden Importer aus. Bevor Sie die Datei auswählen, müssen Sie ggf. auf “Mehr” klicken und eine Auswahl treffen, was Sie hochladen möchten:
Nach dem Auswählen der Datei werden Sie verschiedene Farben sehen, welche folgende Bedeutung haben:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Weiß | Es werden keine Änderungen durchgeführt. Das heißt, an den Daten der Person hat sich nichts verändert. |
| Grün | Dieser Datensatz ist neu und wird hinzugefügt. Dabei könnte es sich zum Beispiel um eine Person handeln, welche neu an der Schule ist. |
| Gelb | Dieser Datensatz weicht vom bestehenden Datensatz ab und wird aktualisiert. Dies betrifft jegliche Stammdaten der Person (z.B. Wahlfächer oder Halbjahre). Damit die Daten Ihrer bestehenden Schüler*innen auf dem neusten Stand bleiben, sollte Sie diesen Haken auf jeden Fall stehen lassen. |
| Rot | Dieser Datensatz existiert in der Import-Datei nicht und wird daher gelöscht. Das heißt, in Ihrer neuen Exportdatei gibt es eine Person nicht mehr, weil diese zum Beispiel die Schule verlassen hat. Entsprechend benötigen Sie diese Person nicht mehr im neuen Schuljahr. Keine Sorge, im alten Schuljahr bleibt sie natürlich erhalten. Sie haben auch immer die Möglichkeit eine gelöschte Person wieder herzustellen. |
Wenn Sie die Daten der Schüler*innen nur aktualisieren möchten, setzen Sie bitte entsprechend den Haken nur bei "Aktualisieren" unter "Aktionen":
Scrollen Sie abschließend ganz nach unten und laden Sie die Datei hoch.
Eltern aktualisieren/hinzufügen
Insofern Sie zusätzlich das Elternmodul nutzen, können Sie die Eltern direkt in beste.schule aus SaxSVS importieren. So haben Sie u.a. die Möglichkeit die Kontaktinformationen der Eltern zu hinterlegen.
Erstellen Sie zunächst eine Export-Datei aus SaxSVS gemäß der Vorgaben unter "Eltern exportieren". Beachten Sie, dass nur die Kontaktinformationen in beste.schule importiert werden, die im SaxSVS als personensorgeberechtigt hinterlegt sind!
Nachdem Sie die Importdatei erstellt haben, wählen Sie "Eltern" in der Übersicht aus und klicken anschließend oben rechts auf das Importsymbol. Wählen Sie nun SaxSVS aus und importieren Sie die Datei.
Wie auch bei den Schüler*innen zeigen Ihnen die Farben, welche Daten angepasst werden.
Scrollen Sie abschließend ganz nach unten und laden Sie die Datei hoch.
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