Ersteinrichtung

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach Ihre eigene Schule auf beste.schule erstmalig anlegen und die wichtigen Grundeinstellungen vornehmen. Zu jedem Schritt finden Sie auch ein passendes Erklärvideo verlinkt. Nutzen Sie diese Anleitung auch, um zu erfahren, wie Sie in Ihrer bestehenden Schule Anpassungen in den Grundeinstellungen vornehmen.

Beachten Sie beim erstmaligen Anlegen Ihrer Schule auf beste.schule unbedingt die hier aufgezeigte Reihenfolge, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Sie möchten zum Ausprobieren und Testen von beste.schule nicht mit eigenen Daten arbeiten? Dann finden Sie hier weitere Informationen zu unseren bereitgestellten Demo-Daten.

Hinweis für Schulen, die das Klassenbuch nutzen werden und ihre Pläne aus einem bestehenden Planungsprogramm importieren möchten.

Falls Sie auch das Klassenbuch von beste.schule nutzen und Ihre Stundenpläne aus einem anderen Planungsprogramm importieren möchten, prüfen Sie bitte vor dem Import, dass die Bezeichnungen der Klassen, Gruppen/Kurse sowie die Lehrkräfte-Kürzel in Ihrem Planungsprogramm und Ihrem Stammdatenverwaltungsprogramm (z.B. SaxSVS) identisch sind. Nur bei identischen Angaben können die Pläne in beste.schule richtig angezeigt werden.

Schule anlegen

Eine Schule anzulegen ist mit wenigen Klicks erledigt: Besuchen Sie beste.schule und klicken Sie oben rechts auf "Schule gründen".

Legen Sie sich nun einen neuen Account an. Vergeben Sie einen Benutzer*innennamen, ein Passwort und ggf. eine E-Mail Adresse. Dieser Account wird Ihr erster Admin-Account sein! Wählen Sie anschließend aus, dass Sie eine neue Schule anlegen möchten und geben Sie dann die Daten entsprechend ein. Nun ist Ihre Schule angelegt.

Schuljahr

Legen Sie zuerst das Schuljahr an indem Sie auf "Schuljahre" klicken.

Anschließend klicken Sie oben rechts auf das "+". Anschließend erscheint eine neue Zeile für das neue Schuljahr. Vergeben Sie einen Namen (z.B. 2025/26) und stellen Sie den Beginn und das Ende des gesamten Schuljahres ein. Klicken Sie zum Speichern auf das Disketten-Symbol.

Schulhalbjahre

Unter Aktionen und mit einem Klick auf das Kalendersymbol können Sie beliebig viele Schulhalbjahre anlegen.

Beachten Sie beim Anlegen der Halbjahre bitte unbedingt folgende Hinweise:

• Das Enddatum des jeweiligen Halbjahres entspricht auch dem Datum auf dem Zeugnis.
• Verhindern Sie eine Lücke zwischen dem Startdatum des Schuljahres und dem Start des ersten Halbjahres, da dies zu zu technischen Problemen führen kann. Wir empfehlen die Lücke zu entfernen, indem der Beginn des ersten Halbjahres dem Datum des Starts des Schuljahres entspricht.
• Legen Sie unbedingt zu Beginn des Schuljahres beide Halbjahre an! So verhindern Sie spätere erneute Datenanpassungen im 2. Halbjahr.
• Haben Sie für alle Schüler*innen gleichbleibende Schulhalbjahre, können Sie das Feld "Typ" leer lassen (gilt i.d.R. für Grundschulen, Oberschulen, Förderschulen).
• Haben Sie verschiedene Halbjahre (z.B. Sek I und Sek II) vergeben Sie bitte einen Typ. Legen Sie z.B. ein Gymnasium auf beste.schule an, so benötigen die Klassenstufen 11 und 12 jeweils ein eigenes Schulhalbjahr, da sowohl die Notengebung als auch z.T. die Länge der Halbjahre unterschiedlich im Vergleich zur Sekundarstufe I sind. 
• Sollen Noten des 1. Halbjahres in das 2. Halbjahr mit übernommen werden, stellen Sie dies entsprechend unter "Einschließlich" im 2. Halbjahr ein.
  • Haben Sie Trimester und in jedem Schulhalbjahr das jeweils vorherige ausgewählt, so werden im letzten Trimester alle Noten angezeigt.

Klicken Sie zum abschließenden Speichern auf das Disketten-Symbol.

Beispiel Gymnasium

Für ein Gymnasium könnte dies schließlich wie folgt aussehen:

Beispiel Grundschule, Oberschulen, Förderschulen, ...

Wenn alle Ihre Klassen die gleiche Länge der Halbjahre haben, sollten Ihre Einstellungen so ähnlich aussehen:

Zeitreisen

Wir sorgen dafür, dass Ihnen immer das aktuelle Schuljahr angezeigt wird. Möchten Sie bereits das nächste Jahr vorbereiten oder benötigen Daten aus dem vergangenen, können Sie auch manuell ein Schuljahr auswählen.

Unterrichtsfächer

Legen Sie nun Ihre Unterrichtsfächer an, indem Sie in der Übersicht auf "Fächer" klicken.

Unterrichtsfächer haben einen Namen und eine interne ID. Die interne ID (Kurzform) dient dazu das Fach eindeutig wiederzufinden. Der Name ist die ausgeschriebene Form des Faches.

Natürlich müssen Sie Ihre Unterrichtsfächer nicht per Hand eingeben. Wählen Sie einfach aus einer Liste bekannter Fächer aus und legen Sie die Fächer direkt an. Klicken Sie dafür oben rechts auf das kleine Importsymbol und wählen "häufige Unterrichtsfächer" aus:

Kopfnoten-Fächer

Selbstverständlich können Sie auch Kopfnoten in beste.schule vergeben, damit diese entsprechend auch auf dem Zeugnis erscheinen. Die Kopfnoten-Fächer legen Sie folgendermaßen an: Mit einem Klick auf das kleine Importsymbol haben Sie die Möglichkeit Kopfnoten-Fächer zunächst hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass Sie für den nächsten Schritt zunächst Klassen benötigen. Diese werden im späteren Verlauf hinzugefügt.

Anschließend müssen Sie nun noch die Kopfnoten-Fächer den Klassen zuordnen, welche Kopfnoten erhalten sollen. Klicken Sie dafür in der Übersicht auf "Klassen", nun oben rechts auf die zwei Pfeile (Mehrfachzuordnungen):

Verknüpfen Sie die Klassen mit den Kopfnotenfächern. Mit gedrückter Strg-Taste während des Auswählens können Sie auch gleich mehrere Fächer/Klassen verknüpfen:

Falls die Kopfnoten den Schüler*innen nicht angezeigt werden sollen, können Sie beim Erstellen der Fächer entsprechend die Sichtbarkeit auf "Lehrer*in" setzen.

Wahlpflicht-Fächer

In beste.schule haben Sie die Möglichkeit Wahlpflichtfächer zu hinterlegen. Sie können insgesamt zunächst zwei Wahlpflichtfächer anlegen. Als Fach-IDs können Sie "WPF" und "WPF2" verwenden. Sie können bei Bedarf die ID noch individuell verlängern mithilfe eines Doppelpunktes, zum Beispiel "WPF:mu" oder "WPF2:we".

Import aus Verwaltungsprogramm

Sie haben auch die Möglichkeit die Unterrichtsfächer aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm (z.B. SaxSVS) zu exportieren und anschließend in beste.schule zu importieren. Exportieren Sie die Datei und klicken Sie in dann in beste.schule oben rechts auf das kleine Importsymbol und wählen "Importieren" aus.

Jahrgänge

Legen Sie im nächsten Schritt die Jahrgänge an. Das Anlegen der Jahrgänge dient dazu, um beim Import von Schüler*innen die passenden Schulhalbjahre automatisch zu hinterlegen und für Klassen die Bewertungsskala (und optional Unterrichtszeiten) festzulegen.

Klicken Sie auf das "+", um einen neuen Jahrgang anzulegen.

• Name: Tragen Sie hier den Namen des Jahrgangs ein. Bitte verwenden Sie nur ganze Zahlen (z.B. "5" oder "11") und keine Buchstaben o.ä..
• Unterrichtszeitenkategorie: Dieses Feld können Sie zunächst frei lassen. In späteren Schritten wird darauf nochmal eingegangen.
• Schulhalbjahrestyp: Wenn Sie zuvor in den Schulhalbjahren unterschiedliche Halbjahrestypen festgelegt haben, teilen Sie diese hier nun zu. 
  • Beispiel Gymnasium: zuvor sollten Sie unter "Schulhalbjahre" die verschiedene Typen für SEK I, JG11 und JG12 festgelegt haben. Diese Typen teilen Sie hier nun entsprechend zu.
• Beste Note / Schlechteste Note: Legen Sie hier fest, welche die beste und schlechteste Note im jeweiligen Jahrgang ist.

Schüler*innen

Nun müssen Sie die Schüler*innen anlegen. Dies müssen Sie natürlich nicht händisch machen, sondern importieren die Daten aus Ihrem Stammdatensystem. Wie Sie die Importdatei aus den verschiedenen stammdatenführenden Systemen erstellen, erfahren Sie hier.

Nachdem Sie die Importdatei erstellt haben, wählen Sie "Schüler*innen" in der Übersicht aus und klicken anschließend oben rechts auf das Importsymbol. Wählen Sie nun Ihr Stammdatensystem aus und importieren Sie die Datei.

Sobald der Import der Schüler*innen abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, sofort Zugangsschlüssel zu erstellen. Falls Sie diesen Schritt später erledigen möchten, können Sie ihn auch zunächst überspringen. Weitere Details dazu finden Sie hier.

Schüler*in manuell anlegen

Es kann vorkommen, dass Sie einzelne Schüler manuell anlegen möchten statt den automatisierten Import zu nutzen. Klicken Sie dafür einfach auf das "+" oben rechts und legen Sie eine Person an. Geben Sie anschließend die entsprechenden Stammdaten ein.

Schüler*innen lassen sich ähnlich den Lehrer*innen verwalten. Bitte beachten Sie, dass das Feld ID hier sehr wichtig ist. Sicher möchten Sie Ihre Schüler*innen importieren und nicht manuell eingeben. Werden Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihren stammdatenführenden System abgleichen wollen, so werden Schüler*innen gelöscht worden sein oder haben, wie etwa durch Heirat der Eltern, einen anderen Namen erhalten. Manchmal hat eine Sachbearbeiter*in auch einfach nur die Reihenfolge der Vornamen vertauscht. Aus diesem Grund werden bestehende Schüler*innen mit Neuen ausschließlich über die ID abgeglichen.

Wählen Sie daher gleich zu Beginn eine ID, welche sich in der gesamten Schullaufbahn der*s Schüler*in nicht mehr ändern wird. Dafür eignen sich keine natürlichen Merkmale einer*s Schüler*in. Die meisten Stammdatensysteme vergeben daher eine sogenannte ID oder UUID. Es wird empfohlen diese zu verwenden. Möchten Sie diese aus Datenschutzgründen nicht angeben, so könnten Sie die ID auch als MD5-Hash übertragen.

Durch den Import aus einem Stammdatensystem werden die passenden Schulhalbjahre automatisch den Schüler*innen zugeordent. Falls Sie jedoch eine Person manuell anlegen, muss diese den zutreffenden Schulhalbjahren zugeordnet werden:

Durch den Import aus Ihrem Stammdatensystem werden ebenfalls verschiedene Merkmale bzw. Attribute bei den Schüler*innen hinterlegt. Diese sind notwendig, um etwa auf dem Zeugnis die richtige Fremdsprache oder ein abweichendes Ausstellungsdatum angeben zu können. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, für bereits angelegte Schulhalbjahre, weitere Merkmale zu erfassen. Greifen Sie manuell ein und achten Sie immer auf eine gleichbleibende Schreibweise.

Schüler*in bearbeiten

Weiterhin können Sie die Stammdaten und Attribute (auch von importierten Schüler*innen) bearbeiten. Wählen Sie dafür eine Person aus der Schüler*innenliste aus klicken Sie anschließend oben rechts auf den Stift. Anschließend können Sie die Stammdaten sowie die Attribute der einzelnen Halbjahre bearbeiten oder ergänzen.

Hier haben Sie auch die Option, volljährige Schüler*innen als "Erwachsen" festzulegen. Volljährige Schüler*innen haben die gleichen Rechte wie Eltern. Wenn Sie das Elternmodul nutzen, können volljährige Schüler*innen beispielsweise Abwesenheitsmeldungen für sich selbst erstellen oder Mitteilungen an Eltern als gelesen markieren.

Gelöschte Schüler*innen sind im System weiterhin vorhanden und können durch den Admin wiederhergestellt werden. Dies ist praktisch, wenn Sie beim Import einen Fehler gemacht haben oder Noten einer*s ehemaligen Schüler*in einsehen möchten.

Lehrer*innen

Nun müssen Sie die Lehrer*innen anlegen. Legen Sie Lehrer*innen manuell oder durch einen Import aus Ihrem Stammdatensystem an. Wie Sie die Importdatei aus den verschiedenen stammdatenführenden Systemen erstellen, erfahren Sie hier.

Nachdem Sie die Importdatei erstellt haben, wählen Sie "Lehrer*innen" in der Übersicht und klicken anschließend oben rechts auf das Importsymbol. Wählen Sie nun Ihr Stammdatensystem aus und importieren Sie die Datei.

Sobald der Import der Lehrkräfte abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, sofort Zugangsschlüssel zu erstellen. Falls Sie diesen Schritt später erledigen möchten, können Sie ihn auch zunächst überspringen. Weitere Details dazu finden Sie hier.

Nachdem Sie Lehrkräfte importiert oder manuell angelegt haben, können Sie ausgewählten Personen noch die Rolle "Schulverwalter" zuweisen. Diese hat ein paar mehr Funktionen, welche für Sie relevant sein könnten (z.B. für das Sekretariat). Hier finden Sie dazu mehr Informationen.

Beachten Sie, dass eine gelöschte Lehrkraft weiterhin im System existiert. Dies ist notwendig, da sonst rechtlich bindend gegebene Noten keiner*m Urheber*in zugeordnet werden könnten.

Klassen

Nachdem Lehrkäfte und Schüler*innen angelegt wurden, fehlen nun noch die Klassen. Dabei handelt es sich nicht nur um übergeordnete Klassen, wie zum Beispiel 5a oder 7/3, sondern auch um klassenübergreifende Kurse oder Gruppen (z.B. Ethik- oder Fremdsprachengruppen, Grund- und Leistungskurse, etc.). Klassen bestehen aus der Zuordnung der Schüler*innen und Fächern. Sie werden für jedes Schuljahr angelegt. Erst, wenn die Schüler*innen mit den Klassen verknüpft wurden, erscheinen die dazugehörigen Fächer.

Wie Sie die Importdatei aus den verschiedenen stammdatenführenden Systemen erstellen, erfahren Sie hier. Nachdem Sie die Importdatei erstellt haben, wählen Sie "Klassen" in der Übersicht und klicken anschließend oben rechts auf das Importsymbol. Wählen Sie nun Ihr Stammdatensystem aus und importieren Sie die Datei.

Klassen & Gruppen manuell anlegen

Sie können auch Klassen manuell in beste.schule anlegen. Klicken Sie dafür unter "Klassen" auf das "+" und geben Sie anschließend die entsprechenden Daten ein.

Klassen & Gruppen bearbeiten (Schüler*innen/Fächer hinzufügen/entfernen)

Wählen Sie zunächst eine Klasse oder Gruppe aus. Wählen Sie anschließend links in der Leiste "Schüler*innen" oder "Fächer". So können Sie schließlich Personen bzw. Fächer der Klasse/Gruppe hinzufügen oder entfernen.

Klassen & Gruppen manuell mit Schüler*innen und Fächern verknüpfen (Mehrfachzuordnung)

Neben dem Import besteht auch die Möglichkeit Ihre Klassen bzw. Gruppen mit Schüler*innen oder Fächern direkt auf beste.schule zu verknüpfen. Damit Sie nicht alle Zuordnungsschritte manuell durchführen müssen, gibt es unter Klassen den Mehrfachzuordnungsdialog:

Anschließend öffnet sich das untenstehende Fenster. In der linken Spalte sehen Sie alle Klassen. In der rechten Spalte könen Sie über das Dropdown-Menü entweder zwischen Schüler*innen, Fächern oder Tags wählen. Markieren Sie einfach alle gewünschten Einträge und ver- oder entknüpfen Sie diese. Sie können ein Element anklicken und mit der zusätzlichen Tastenkombination Strg Weitere einzeln auswählen. Halten Sie stattdessen Shift gedrückt, werden alle Elemente ausgewählt, die zwischen dem ersten und dem zuletzt angeklickten Element liegen.

Klassen mit impliziten Lehrkräften

Vielleicht fragen Sie sich, warum den Klassen keine Lehrer*innen zugeordnet sind? Ganz einfach: Das System erkennt alle beteiligten Lehrkräfte und stellt diese dar. Wie auch im Lehrkräftezimmer gibt es für Lehrer*innen keine Beschränkungen darin, verschiedene Noten einzutragen oder zu ändern. Dies sorgt für einen drastisch reduzierten Verwaltungsaufwand für Sie und ermöglicht den Kolleg*innen eine flexible Handhabung, wie etwa im Krankheitsfall. Selbstverständlich bleibt weiterhin die Sicherheit gewährt, da alle Änderungen inklusive der verursachenden Lehrkraft protokolliert werden:

Profilunterricht

Als Fach haben alle schulspezifischen Profile in Sachsen das amtliche Kürzel "P". Im SaxSVS benötigen Sie zunächst Profilgruppen, um die Schüler*innen einzuteilen.
Die konkreten Profile unterscheiden sich dabei von Schule zu Schule. Im SaxSVS wird für den Profilunterricht jedoch häufig lediglich das amtliche Fachkürzel „P“ verwendet und entsprechend auch so in beste.schule importiert. Das führt dazu, dass alle Profilgruppen nur das Fach „Profilunterricht“ hinterlegt haben, ohne eine genaue Unterscheidung zwischen den einzelnen Profilarten (z. B. naturwissenschaftlich, interdisziplinär, musisch, …). Um diese Unterscheidung in beste.schule und schließlich auch auf dem Zeugnis zu gewährleisten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Profilfächer anlegen
Öffnen Sie den Bereich „Fächer“ und klicken Sie auf das „+“, um ein neues Fach anzulegen. Profilfächer beginnen mit dem Kürzel „P:“.
Beispiel: Legen Sie das Fach „P:nawi“ mit dem Namen „Naturwissenschaftliches Profil“ an.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle an Ihrer Schule angebotenen Profile.

2. Profilfächer den Gruppen zuordnen
Wählen Sie anschließend die jeweilige Profilgruppe aus. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Fächer“ (A). Entfernen Sie zunächst das bisher zugeordnete Fach „Profil“, indem Sie auf das Kreuzsymbol (B) klicken. Fügen Sie danach das richtige Profilfach hinzu (C).
Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Profilgruppen.

Typen festlegen

Unter "Typen" legen Sie verschiedene Arten von Einträgen in den verschiedenen Kategorien fest. Bitte beachten Sie, je nach gebuchten Modulen, stehen Ihnen möglicherweise nicht alle Typen zur Verfügung. Daher zeigen wir Ihnen zunächst einen Typ, welcher auch bei alleiniger Nutzung des Notenbuches zur Verfügung steht.

Tags

Mithilfe des Typs "Tags" haben Sie die Möglichkeit bestimmte Eigenschaften oder Rollen für

• Klassen (z.B. Realschulklasse),
• Fächer (z.B. Arbeitsgemeinschaft),
• Schüler*innen (z.B. Klassensprecher oder pädagogischer Hinweis),
• oder Lehrkräfte (z.B. Klassenlehrer*in) hinzuzufügen.

Im Video sehen die Verwendung von Tags dargestellt und erklärt:

Sie können hier eine Sichtbarkeit einstellen, wer die Tags sehen soll. Die ID stellt in diesem Fall das Kürzel oder eine Kurzform dar, z.B. "KSP" für "Klassensprecher" oder "RS" für "Realschulklasse".

Nachteilsausgleiche (Sachsen)

Für die Archivierung sollen im Notenbuch in Sachsen Nachteilsausgleiche angezeigt werden. Das geht jetzt über spezielle Tags, die wir für Administrator*innen vorschlagen.

Weitere Schritte

Fertig - Sie haben die wichtigsten Grundeinstellungen in beste.schule für Ihre Schule vorgenommen!

Führen Sie auch direkt das Klassenbuch ein? Dann finden Sie hier weitere wichtige Informationen zur weiteren Einrichtung, wie z.B. zum Stunden- und Vertretungsplan und anderen Typen.

Weitere Informationen zur Einrichtung Elternmodul und zur Verwaltung der Eltern finden Sie hier.